De kern van de pilot “AI-assistent voor de re-integratiecoach” bij WerkSaam Westfriesland is het inzetten van een AI-assistent bij drie onderdelen van het werk: de voorbereiding van gesprekken, de verslaglegging en, in een latere fase, het adviseren over passende interventies. Gesprekken worden opgenomen en automatisch omgezet in transcripties en gestructureerde verslagen. De coach blijft verantwoordelijk voor de interpretatie en besluitvorming. Het doel is niet om het werk over te nemen, maar om administratieve lasten te verminderen, zodat meer tijd beschikbaar komt voor begeleiding.

Technisch is de oplossing opgezet als een modulaire AI-verwerkingsketen binnen een beveiligde Microsoft Azure-omgeving, waarbij gegevens binnen de EU blijven. Er wordt gebruikgemaakt van een GPT-achtige modeloplossing binnen deze cloud, zodat data niet buiten de gecontroleerde infrastructuur wordt gedeeld. De AI-functionaliteit is via een API gekoppeld aan het bestaande systeem (Jobport). Gesprekken worden eerst met AssemblyAI omgezet naar tekst en vervolgens, samen met vooraf ingestelde instructies en formats, verwerkt door een taalmodel dat samenvattingen en gestructureerde output genereert. Deze output wordt niet direct als einddocument gebruikt, maar eerst vertaald naar een vast rapportformat en daarna automatisch als document gegenereerd. De werking van het systeem wordt aangestuurd via configureerbare prompts, templates en workflows, wat flexibiliteit biedt voor verschillende toepassingen. Privacy is een belangrijk aandachtspunt; opnames worden na verwerking verwijderd en er is een Data Protection Impact Assessment (DPIA) uitgevoerd.

Uit de eerste ervaringen die zijn gedeeld in de podcast en het webinar blijkt dat de inzet van AI vooral effect heeft op het proces rondom gesprekken. Coaches geven aan dat zij zich tijdens gesprekken beter kunnen concentreren op de cliënt, omdat zij minder hoeven mee te schrijven. Dit draagt volgens hen bij aan een gevoel van meer aandacht en betrokkenheid bij cliënten. Tegelijkertijd wordt benadrukt dat de gegenereerde verslagen altijd gecontroleerd moeten worden, omdat fouten en dubbelingen kunnen voorkomen. Een klein deel van de cliënten geeft aan bezwaar te hebben tegen het opnemen van gesprekken, wat laat zien dat acceptatie niet vanzelfsprekend is.

Er wordt een potentiële tijdsbesparing van twee tot drie uur per traject genoemd, al is deze nog niet onderbouwd met een nulmeting. WerkSaam begeleidt ongeveer 2.800 cliënten in de bijstand en voert daarmee zo’n tienduizend gesprekken per jaar.

De belangrijkste conclusie is dat AI in deze context vooral waarde heeft als hulpmiddel voor administratieve processen. De technologie maakt snellere en meer uniforme verslaglegging mogelijk en kan de werkdruk op dit vlak verminderen. Tegelijkertijd is het effect op de kwaliteit van dienstverlening en op de uitkomsten voor cliënten nog niet vastgesteld. De aanname dat tijdswinst automatisch leidt tot betere begeleiding vraagt om verdere onderbouwing.

Aanbevelingen uit de pilot richten zich op een zorgvuldige implementatie. Het is belangrijk om vooraf duidelijke kwaliteitscriteria te formuleren en effecten systematisch te meten. Daarnaast vraagt de inzet van AI om aandacht voor privacy, transparantie en de rol van de professional. Het betrekken van zowel medewerkers als cliënten blijkt essentieel voor acceptatie. Ook is het van belang om onderscheid te maken tussen wat technisch mogelijk is en wat daadwerkelijk waarde toevoegt in de praktijk.

Bronnen

• WerkSaam Westfriesland (2024), De AI-assistent voor de re-integratiecoach.
• WerkSaam Westfriesland, VNG, & partners. (2025). Webinar AI in gemeenten: Pilot re-integratie Westfriesland [webinar].
• VNG. (2024). Programma Uitvoeringskracht en Arbeidsmarktkrapte.
• VNG. (2025). Slimmer werken met AI. [Magazine]
• De Publieke Ruimte. (2025). AI als assistent voor de re-integratiecoach [podcast].